Whistleblower
Whistleblowerpolitik
Indeks Retail's whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at Indeks Retail's ansatte persongrupper kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med whistleblowerordningen er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder. Indeks Retail's whistleblowerordning skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Ordningen udgør desuden et supplement til eksisterende muligheder for f.eks. at rette henvendelse til nærmeste leder.
Indeks Retail's whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i Indeks Retail. En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser heller ikke er omfattet. Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.
Indeks Retail opfordrer til at anvende Indeks Retail's whistleblowerordning, således at eventuelle overtrædelser kan imødegås hurtigt og effektivt internt. Whistlebloweren kan dog frit vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning.
Det fremhæves, at en whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til Indeks Retail's whistleblowerenhed. Forsøg fra Indeks Retail's ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser. Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.
Whistleblowerenheden
Indberetninger til Indeks Retail's whistleblowerordning behandles af kommunikationsansvarlig, Helena Stanbury. Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller Indeks Retail's whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til:
Helena Stanbury
Kommunikationsansvarlig
Medarbejdere, der er tilknyttet Indeks Retail's whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.
Indeks Retail's whistleblowerordning anvender en Google formular til registrering og behandling af indberetninger. Behandling af indberetninger kan i øvrigt afhængigt af indberetningens indhold og karakter ske med hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor. Indeks Retail's whistleblowerenhed behandler dog i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.
Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Indeks Retail's whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med Indeks Retail's whistleblowerordning.
Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.